4- Devis et Facturation

Les outils de facturations

Il peut être tentant de créer des devis manuellement sur des logiciels comme InDesign ou autre, mais ces outils, bien que puissants pour la création graphique, ne sont pas optimisés pour gérer des devis et des factures de manière efficace. La numérotation des documents est légalement encadrée, elle doit être automatisée afin d’éviter toute erreur. De plus, l'obligation pour les entreprises établies en France d'émettre et de recevoir des factures électroniques s'appliquera progressivement à partir du 1er septembre 2026⁸. Dans le cadre de cette obligation, il est impératif de choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

Structure des devis et des factures

Il est important de bien structurer un document de facturation. La première chose à faire apparaître est le type de document que l’on édite : Devis, Facture, Facture d’acompte, mais aussi Avoir et Avoir d’acompte.

A) Numérotation

Légalement, il est obligatoire de numéroter le document en conservant la même logique de format tout au long de l’année fiscale (du 1 janvier au 31 décembre). Cette numérotation est composée de plusieurs éléments, certains obligatoires, d’autres optionnels.Les informations suivantes doivent obligatoirement figurer dans la numérotation :

• Le type de document<doc> noté par une lettre : D (devis) ; F (facture) ; FA (facture d’acompte) ; A (avoir) ; AA (avoir d’acompte)
• L’année en cours2025 au format <aaaa>, ou 25 au format <aa>
• Le compteur<cmp> il débute généralement à 1. Vous pouvez également choisir sa taille, par exemple 01 ou 00000001.

Attention: Il est très important de comprendre que le compteur est lié à son type de document !

Par exemple, si vous avez réalisé 12 devis en janvier 2026 et que votre client le 31 janvier vous valide le Devis D2026012, mais qu’il s’agit du premier projet que vous facturez cette année-là, vous transformerez votre devis en Facture F2026001. C’est un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue.

• OptionnelLe mois : <m> ou <mm>Le jour : <j> ou <jj>

Attention: La numérotation légale du compteur est annuelle, donc même si vous avez choisi d’indiquer le mois dans la numérotation, le compteur ne se réinitialise pas.

Si vous faites votre cinquième et sixième facture les 31 juillet et le 1er août, le compteur se poursuit :

Facture F2026-07-31-005 puis Facture F2026-08-01-006

Vous avez donc plusieurs configurations possibles, avec ou sans séparateurs :

<doc><aa><cmp> : F26001 ou F26-001

<doc><aa><mm><cmp> : F2607001 ou F26-07-001

<doc><aa><mm><jj><cmp> : F260717001 ou F26-07-17-001

<doc><aaaa><cmp> : F2026001 ou F2026-001

<doc><aaaa><mm><cmp> : F202607001 ou F2026-07-001

<doc><aaaa><mm><jj><cmp> : F20260717001 ou F2026-07-17-001

La numérotation est à faire figurer sur toutes les pages du document.

Sous la numérotation, il faut ensuite préciser la date d’émission du document :

F2026001
31 janvier 2026

En haut à droite, vous pouvez faire apparaître votre logo ou celui de votre entreprise pour une identification marquée.
Utiliser des outils dédiés est notamment très intéressant pour le remplissage automatique de cette partie du document. Une fois configuré, cela vous fera gagner du temps et vous évitera de faire des erreurs.

B) En-tête

C’est dans cette partie qu’il faut identifier les deux partis concernés par le document. Elle se divise en deux colonnes : l'émetteur·ice à gauche, le destinataire à droite.

• L'émetteur·iceNom d’artiste ou Nom de la sociétéNom et prénom du membre émetteurAdresse PostaleNuméro de SIRETAdresse e-mailNuméro de téléphone
  
• Le destinataireNom de la société ou du particulierNom Prénom de votre client directAdresse PostaleNuméro de SIRET ou numéro d’entrepriseAdresse e-mail ou téléphone

C) Détail de la commande

Souvent sous forme de tableau, il liste en détail le type de prestation ou de bien vendu. Chaque colonne correspond à une catégorie d’information :

Chaque ligne de prestation doit renseigner les informations ci-dessous :

• TypePour des prestations, il sera possible d’indiquer : Service, Heure, Jours, Atelier, Animation, Recherches et développement, Location d'oeuvre, Accrochage, Droit d’auteur…Pour des articles on indiquera sa nature: Produit, Livrable, OEuvre originale, Édition, Affiche, Logo, Illustration...
• DescriptionZone de rédaction pour détailler ou préciser l’article vendu. On peut spécifier le médium, les dimensions. Expliquer ce que comprend le service ou comment celui-ci se déroule.Le but est de faire en sorte que la·e client·e comprenne bien à quoi correspond la ligne facturée et tout ce qu’elle inclut, voire exclut.
• Prix unitaire HTPrix unitaire de la prestation ou de l’article
• QuantitéQuantité d'articles ou de prestations (d’heures, de jours…) facturée
• Total HTPrix unitaire × quantité = prix de la prestation

À la suite de ce tableau, il faut impérativement renseigner le taux de TVA qui s’applique à la transaction. Celui-ci dépendra de votre statut juridique et de votre secteur d’activité.

Quand la TVA ne s’applique pas, il est important de le préciser et de renseigner la raison et l’article d'exonération, par exemple : TVA non applicable, art. 293 B du CGI.

D) Introduction et conclusion

Ces parties sont optionnelles. Elles peuvent servir à rappeler dans quel contexte vous éditez ce document. Rappeler une partie de la demande.

Cela peut également être l’endroit où rappeler un numéro de devis ou de facture lié, précédemment émis.

Vous pouvez aussi configurer une introduction par défaut, commune à tous vos documents, d’un message ou d’une information qu’il vous semble nécessaire de transmettre aux client·es.

E) Conditions de paiement

Une fois le montant total communiqué, il est impératif de définir les conditions de règlement.

Généralement placées en bas à droite, il faut :

• Préciser les délais dans lesquels vous souhaitez être payé·eÀ réception, fin du mois, 30 jours, fin de mois, 120 jours…
• Spécifier le mode de règlementEspèces, chèque, virement bancaire, carte bancaire, PayPal, non spécifié…
• Mettre le taux d’intérêt en cas de retard de paiementTaux d’intérêt légal en vigueur, 1% par mois, 2% par mois…

Dans un devis, on pourra, sur la partie gauche, au même plan que les conditions, faire apparaître ces notions :

Bon pour accord :
Fait à ___ , le ___
Signature et cachet :___
Qualité de signataire : ____

Dans une facture d’acompte, on pourra sur la partie gauche, au même plan que les conditions, faire apparaître les informations bancaires : RIB, IBAN, ou tout autre renseignement qui facilitent le paiement en fonction du mode de règlement imposé.

F) Pied de page

Le pied de page peut être un rappel de votre identité, SIRET et contact. La pagination est également obligatoire pour certifier la prise de connaissance de la totalité des documents.
Attention : les législations évoluent. Il est très important de se tenir au courant. Chaque statut et chaque secteur d’activités est soumis à des règles et des spécificités différentes.